Instituto Falcão Bauer

A nova revisão de 2015 da ISO 9001 traz uma atualização que corresponde às vastas mudanças na tecnologia, diversidade empresarial, comércio global e, ainda, promete ser o sistema mais eficaz, de fácil utilização e com uma gestão relevante da qualidade.
A ISO 9001 acaba de ser atualizada!

Em um mundo com uma gestão da qualidade global, esta notícia é um evento empolgante e importante para mais de um milhão de organizações certificadas com a ISO 9001 por todo o mundo, e para outras milhões de pessoas que utilizam diariamente o famoso Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para facilitar os negócios. A mais recente revisão, que acaba de ser publicada, esculpiu o "diamante" da gestão da qualidade, mantendo-o relevante e trazendo uma atualização que integra ao mundo conectado de hoje em dia.

Apresentada em 1987, a ISO 9001 foi revisada cinco vezes até hoje, e a nova versão ISO 9001:2015 é a revisão mais importante desde 2000. Foram três anos de elaboração, com o trabalho de centenas de experts da indústria e comércio, partes interessadas na norma como consultores, usuários, laboratórios de testes, órgãos certificadores e etc., a academia, órgãos pesquisadores, governo, ONGs, membros da ISO de todo o mundo, assim como milhares de participantes do comitê nacional que revisou e analisou o projeto durante seu desenvolvimento. O resultado desse processo evolutivo traz às normas do best-seller da ISO firmemente no século 21.

Em setembro, organizações certificadas acompanharam três anos de publicação da ISO 9001:2015 para alinhar seus sistemas de gestão da qualidade com a nova edição de normas. Apesar do esperado, eles não irão aguardar até o último minuto para se beneficiar das mudanças significativas da última versão.

"É uma virada de Jogo"

Os primeiros feedbacks dos revisores e usuários da norma têm sido muito positivos. "É uma virada de jogo", disse Simon Feary, Chefe Executivo no Chartered Quality Institute, do Reino Unido. "Alan Daniels, da Boeing, que representou o International Aerospace Quality Group no subcomitê de revisão da ISO 9001, vê como: "uma melhoria real que levará a um SGQ mais robusto". "Esta é uma oportunidade maravilhosa para as organizações focarem novamente nos seus SGQ em suas operações comerciais", concluiu Sheronda Jeffries, da Cisco Systems, que representou a Quest Forum, uma organização global da qualidade para a comunidade de telecomunicação (ITC). Já Mark Braham, da Associação Automobilística, acredita que a ISO 9001:2015 terá impactos gigantescos no mundo. Enquanto Luiz Nascimento, da Associação Brasileira de Normas Técnicas, acha que a ISO 9001:2015 proporcionará mais confiança, mostrando que o sistema da qualidade realmente funciona.

Por que mudar?

Muitos usuários, felizes com a forma atual da ISO 9001, talvez possam estar se perguntando: "Mas se não está quebrado, por que devo consertar?" Contudo, essa última revisão é uma resposta às vastas mudanças na tecnologia, diversidade empresarial e ao comércio global dos últimos 15 anos após a ISO 9001:2000. A ISO 9001:2015 entende a elevada importância desse segmento e a necessidade de gestão de qualidade. Além disso, ela reflete o apelo para um melhor alinhamento no SGQ, integração com uma organização de negócios, direção estratégica, facilitando a adoção de múltiplos sistemas de gestão normativos, como a ISO 14001 e o setor SGQ específico como a indústria aeroespacial AS9100.

Representando a visão da indústria aeroespacial, Alan Daniels também destaca mudanças nos modelos empresariais, uma cadeia de suprimento mais complexa com uma maior expectativa do cliente, na medida em que as razões para se adaptar às normas, em um mundo em transformação, ficam mais convincentes. Ele acredita que a ISO 9001 deve ressaltar a habilidade de uma organização de satisfazer seus clientes enquanto refletem o ambiente cada vez mais complexo no qual operam. Também deveria reconhecer as próprias necessidades de todas as partes envolvidas e se alinhar com outros sistemas de gestão -  consequentemente o chamado por uma revisão extensa e detalhada.

As mudanças foram bem sucedidas? Na opinião do Anni Koubek, líder da inovação, na Empresa Quality Austria, a versão de 2015 "claramente se encaixa globalmente: é dinâmica, complexa, interligada e tecnológica " Movida ao ambiente de negócios, a maioria das organizações têm que trabalhar de uma forma melhor à versão de 2008".

O que mudou?

A primeira boa notícia é que a ISO 9001:2015 será mais fácil de usar, especialmente quando estiver junto de outros sistemas de gestão normativos. Ela será menos prescritiva, por exemplo, a documentação será menos obrigatória e mais acessível e com uma linguagem simplificada. Além disso, ela segue a filosofia subjacente que diz "resultados importa". Logo, a ISO proporcionará às organizações a visão de se seus processos estão atingindo os resultados e se, de fato, o sistema está cumprindo o prometido: fornecendo confiança na entrega de produtos e serviços conformes", explica Nigel Croft, presidente do subcomitê da ISO que revisou a norma, e acrescenta: "A ISO 9001:2015 é focada no "o que deve ser alcançado", ao invés de "como alcançar". A nova versão combina o bem sucedido "processo de abordagem" com um novo conceito central de "pensamento à base de riscos" para priorizar os processos, empregando o ciclo PDCA, em inglês - Plan, Do, Check, Act - em português, Planejamento, Execução, Verificação e Ação - em todos os níveis de organização para gerenciar os processos e os sistemas como um todo, e para incitar melhorias. O novo foco da base de risco propõe prever resultados indesejáveis, como serviços e produtos não conformes.

A versão 2015 adota um alto nível de uma estrutura nova para o sistema de gestão normativo ISO, baseado no Anexo SL. Espera-se que tenha um impacto significativo nas organizações, instrutores, consultores, certificação e órgãos certificadores, auditores e redatores de normas. O Anexo SL fornece estrutura idêntica, texto e termos comuns, e definições para todos os futuros sistemas de gestão normativas ISO, oferecendo a todos um toque similar, facilitando a regulamentação de múltiplas normas. Agora, todos os novos sistemas de gestão normativas ISO seguirão essa nova estrutura para garantir consistência e compatibilidade, acabando com algumas confusões anteriores durante a implementação.

Mark Braham, acredite ser "um enorme benefício" seguir a estrutura do Anexo SL, para integrar outros sistemas de gestão normativos, e ajudar a reduzir o tempo de gestão e esforços para atender à regulamentação. Para Sheronda Jeffries, a inclusão do novo Anexo irá permitir às organizações de verem as diferenças e similaridades da ISO 9001:2015 com outros sistemas de gestão normativos.

Como a Mudança Irá Beneficiar Você?

"A ISO 9001:2015 reconhece a importância dos negócios nas organizações, no que se refere ao tipo de serviço e produto que fornecem sua criticidade, fatores externos e internos que afetam sua maneira de trabalhar", diz Nigel Croft. A última versão faz com que cada organização pense sobre suas circunstâncias particulares, ao invés de prescrever uma "receita" de como projetar um sistema de gestão da qualidade. Portanto, as organizações terão grandes flexibilidades para escolherem como implementar a norma, a quantidade e a natureza da documentação que é solicitada. Um fator bastante importante é o excelente alinhamento de estrutura, contendo uma terminologia para todos os sistemas de gestão normativa ISO, particularmente mais evidente quando visto da nova versão da ISO 9001 e ISO 14001, diz Croft, referindo-se ao Anexo SL.  A finalidade é tornar a vida mais fácil para as organizações que necessitam endereçar as regulamentações de várias normas em um único sistema de gestão.

O Bom do Pensamento Baseado em Risco

De acordo com Alan Daniels, a nova versão levará a um SGQ mais robusto, porque ele vincula os processos de abordagem com o PDCA, o pensamento à base de risco, conecta o SGQ a um plano estratégico e processos de negócios. "Identificando os riscos, adicionamos valores e oportunidades para melhorias, e o compromisso de uma gestão melhor reforça a chance de sucesso em todos os níveis". Para Sheronda Jeffries, a implantação do termo "pensamento baseado em risco" juntamente com os termos "riscos e oportunidades" irão encorajar as organizações a serem mais proativas. "Pensamento baseado em risco ajudará as organizações a tomarem decisões baseadas no risco, estabelecendo a estrutura para controlá-los", diz Lorri Hunt da empresa Lorri Hunt & Associates Inc. Anni Koubek também acha que essa é a melhor mudança na nova versão de 2015, porém, Anni acrescenta que esse não é um único elemento que torna essa norma diferente da versão de 2008; "É a consequente orientação no resultado, e uma certa flexibilidade na construção do sistema de gestão que poderá ser visto durante toda a norma".

Envolvendo a Liderança

Para Simon Feary, a mudança mais significante é a troca do comitê de Gestão para liderança e comprometimento, embutindo responsabilidade para a operação e desempenho do SGQ em todos os níveis de organização. Os requisitos para uma gestão melhor e envolvida colocará a profissão da qualidade de cara com uma gestão nunca vista antes, diz Simon. Seja entregando programas de qualidade ou auditando em contraste com os sistemas de gestão normativos, o sistema impulsiona a qualidade profissional para aproveitar a oportunidade de desenvolver novas habilidades e agregar maiores valores nas organizações.

A nova ênfase envolvendo uma gestão sênior melhor, é, particularmente, uma das mudanças mais importantes para Mark Braham, porque "Para ir de encontro aos requisitos, os gestores terão obrigações, das quais não poderão delegar".
Lorri Hunt interpreta o foco da liderança como uma transição do envolvimento de uma gestão representativa sendo responsável pelo SGQ, para uma filosofia de um sistema controlado por toda a liderança.

Essa abordagem descendente irá aumentar, de forma significativa, o status da ISO 9001 nos olhos de uma gestão sênior, acredita Leopoldo Colombo, Diretor Executivo da Quara Group, uma organização de consultoria e treinamento latino-americana. Ele acredita que os dias dos profissionais da qualidade, que são aclamados pelos seus trabalhos com o SGQ, porém têm que deixar as reuniões, por causa do discurso "nós temos negócios a discutir" está chegando ao fim! "A versão 2015 iniciou os requisitos e fixou as necessidades para garantir que o SGQ se integre fortemente com os negócios das organizações e se alinhe com as direções das estratégias, então revisando a eficácia do SGQ, a eficácia dos negócios será ajustada".

Um Novo Começo

"A ISO 9001:2015 é uma oportunidade de um novo começo para o jeito no qual os usuários estão implementando-a", disse José Domínguez, membro do conselho do Latin American Quality Institute (INLAC) e diretor geral da Plexus Internation, no México, uma empresa que dá treinamento, avaliação e coaching de SGQ. Em sua opinião, se os usuários levam a sério a ISO 9001, como sua principal ferramenta para implementar, manter e melhorar o SGQ, utilizando-a a base de suas operações comerciais, eles encontrarão mais flexibilidade e uma norma robusta, podendo ser facilmente adaptada à natureza e ao contexto da organização.

Luiz Nascimento acredita que, no geral, todas as mudanças representam uma melhoria real, proporcionando mais confiança, mostrando que o sistema da qualidade realmente funciona. "É provável que a percepção de que o sistema de gestão é um monte de papelada inútil e uma burocracia desnecessária mude", disse, acrescentando que, se bem aplicada, a nova versão pode reforçar a credibilidade da certificação.

Certificação de Terceiros

Quais são as implicações da ISO 9001:2015 para os organismos acreditadores e certificadores? Apesar de Mark Braham acreditar que a ISO 9001:2015 irá, inicialmente, dar trabalho para preencher as lacunas, implementar as mudanças e se preparar para a auditoria inicial, ele também espera que os organismos certificadores possam diminuir os dias de auditoria, ou seja, economizar gastos.

Sheronda Jeffries acredita que a introdução de "contexto", "partes interessadas" e "escopo de sistema de gestão da qualidade" terá um impacto positivo no processo de certificação de terceiros, porque as organizações serão encorajadas a considerarem os limites de seus SGQs, e reconhecerão a necessidade e expectativa de seus clientes.
Simon Feary acrescenta  um aviso para balancear seu entusiasmo da nova versão:"uma implementação de sucesso vai depender dos organismos certificadores aceitarem o  desafio, de refletir as intenções dos redatores da norma no serviço em que oferecem". Mark Braham concorda, e acrescenta que "o sucesso da nova norma se dará com a capacidade dos organismos certificadores e um desafio saudável". Ele acredita que fará a diferença entre um certificado na parede e um sistema de gestão eficaz, aumentando a satisfação do cliente e reduzindo custos de operação.

Adaptação não é um Problema

Resultados prévios mostram que os redatores da ISO 9001:2015 foram bem sucedidos em desenvolver um SGQ mais robusto que permitirá às organizações a construir uma confiança nos produtos e serviços que entregam por toda a cadeia de suprimento de clientes no mundo todo. Se eles estiverem certos, Nigel Croft conclui que organizações que operam em uma ISO 9001 existente, baseada no SGQ, não terão problemas em se adaptar aos requerimentos da nova versão. garrylambert

Tradução por Silvia Nicastro